Excel reste l’outil bureautique le plus utilisé au monde en 2026, avec plus de 1,2 milliard d’utilisateurs actifs. Même face à Google Sheets et aux nouveaux outils IA, le tableur de Microsoft conserve une longueur d’avance grâce à sa richesse fonctionnelle et à son intégration avec Copilot.
Pour bien démarrer ou consolider ses bases, ce guide rassemble les fonctions Excel essentielles à maîtriser en 2026. Calculs, recherche, dates, mise en forme, IA : on couvre les usages les plus fréquents avec un exemple concret pour chacune et un lien vers le tutoriel détaillé.
Fonctions de calcul de base
Ce sont les premières briques de tout fichier Excel. Avant de se lancer dans des formules complexes, ces trois fonctions couvrent déjà 80 % des besoins quotidiens.
SOMME : la fonction qui démarre tout
La fonction =SOMME() additionne un ensemble de valeurs en une formule. On l’utilise pour additionner une colonne de chiffres, totaliser un mois de ventes ou cumuler des heures. Elle accepte les plages (A1:A10), les listes de cellules séparées par des virgules et même des plages discontinues.
Exemple concret : =SOMME(B2:B25) totalise la colonne B de la ligne 2 à la ligne 25. Pour additionner uniquement les valeurs supérieures à 100, on passe à =SOMME.SI(B2:B25;">100"). Pour plusieurs conditions cumulées (par exemple, ventes du mois de mars supérieures à 500), c’est =SOMME.SI.ENS() qui prend le relais. Le raccourci clavier Alt + = insère automatiquement la fonction SOMME avec la plage la plus probable.
Notre tutoriel complet sur la fonction SOMME couvre toutes les variantes avec des cas d’usage concrets.
NB : compter les valeurs en un coup d’œil
La famille des fonctions NB permet de compter rapidement les cellules selon le type de données. Quatre variantes existent : =NB() compte uniquement les nombres, =NBVAL() compte toutes les cellules non vides (texte inclus), =NB.VIDE() compte les cellules vides, et =NB.SI() compte selon une condition.
Exemple concret : pour compter combien de clients ont commandé plus de 3 produits, on écrit =NB.SI(C2:C500;">3"). Pour combiner plusieurs critères (clients VIP de la région Sud par exemple), on passe à =NB.SI.ENS(). C’est l’outil principal des tableaux de bord et du contrôle qualité des données.
Le guide complet sur la fonction NB détaille les quatre variantes avec des exemples pratiques.
ET : combiner plusieurs conditions logiques
La fonction =ET() renvoie VRAI si toutes les conditions fournies sont remplies, FAUX sinon. Elle accepte jusqu’à 255 arguments logiques, mais on l’utilise rarement seule. Sa vraie puissance apparaît quand on la combine avec =SI() ou avec la mise en forme conditionnelle.
Exemple concret : pour afficher « Bon » si un élève a la moyenne en mathématiques ET en français, on écrit =SI(ET(B2>=10;C2>=10);"Bon";"À revoir"). Sa sœur logique =OU() renvoie VRAI si au moins une des conditions est remplie. Pour des cas plus complexes (priorité entre conditions), on enchaine plusieurs SI ou on utilise SI.MULTIPLE.
On détaille la syntaxe et les cas d’usage dans notre tutoriel sur la fonction ET.
Recherche et analyse de données
RECHERCHEX (XLOOKUP) : la révolution Excel moderne
RECHERCHEX (XLOOKUP en anglais) remplace avantageusement la vieille fonction RECHERCHEV. Plus simple, plus flexible, elle cherche une valeur dans une plage et renvoie la valeur correspondante depuis une autre plage. Plus besoin de numéroter les colonnes, ni de placer la clé dans la première colonne, ni de gérer la fameuse erreur #N/A.
Exemple concret : pour retrouver le prix d’un produit à partir de sa référence, on écrit =RECHERCHEX(A2;Catalogue!B:B;Catalogue!D:D;"Non trouvé"). Le 4ᵉ argument « Non trouvé » évite l’erreur quand la référence n’existe pas. RECHERCHEX accepte aussi des recherches de droite à gauche (impossible avec RECHERCHEV), des recherches approximatives et la recherche du dernier résultat correspondant.
C’est la fonction à maîtriser en priorité en 2026. Voir notre guide sur la fonction RECHERCHEX.
Supprimer les doublons sans effort
Quand un fichier compte plusieurs milliers de lignes, identifier puis supprimer les doublons devient critique. Excel propose plusieurs méthodes selon la finalité : la commande native Données ➝ Supprimer les doublons pour un nettoyage rapide, la mise en forme conditionnelle pour les surligner avant décision, ou la fonction UNIQUE pour extraire une nouvelle liste sans modifier l’original.
Exemple concret : =UNIQUE(A2:A500) renvoie une liste sans doublons de la plage A2:A500. Pratique pour créer une liste déroulante dynamique à partir d’une base qui évolue. Pour compter le nombre de valeurs uniques sans les extraire, on combine avec NBVAL : =NBVAL(UNIQUE(A2:A500)).
Toutes les approches sont détaillées dans notre tutoriel pour supprimer efficacement les doublons.
Manipulation de texte
CONCATENER et CONCAT : assembler du texte
Combiner plusieurs champs textuels en une chaîne unique (prénom + nom, ville + code postal, libellé + référence) est une opération courante. Excel propose trois méthodes : CONCATENER (l’ancienne, conservée pour compatibilité), CONCAT (la moderne, depuis Excel 2019) et JOINDRE.TEXTE pour ajouter un séparateur entre chaque élément.
Exemple concret : =CONCAT(A2;" ";B2) assemble prénom et nom avec un espace. Pour créer une liste de noms séparés par des virgules, JOINDRE.TEXTE est plus rapide : =JOINDRE.TEXTE(", ";VRAI;A2:A20) gère le séparateur et ignore les cellules vides automatiquement. L’opérateur & reste utilisable pour des concaténations courtes : =A2&" - "&B2.
Notre comparatif détaillé entre CONCATENER et CONCAT aide à choisir la bonne approche selon la version d’Excel.
Gestion des dates et heures
Additionner les heures correctement
Additionner des heures dans Excel paraît trivial jusqu’au moment où l’on dépasse les 24 heures et que le total se réinitialise. Le secret tient à la mise en forme personnalisée [hh]:mm qui force Excel à cumuler les heures au-delà d’une journée complète.
Exemple concret : pour totaliser un mois de pointage où chaque jour est saisi en hh:mm, la formule =SOMME(B2:B31) renvoie un résultat correct uniquement si la cellule est formatée en [hh]:mm. Pour convertir un total d’heures en décimales (utile pour la paie), on multiplie par 24 : =SOMME(B2:B31)*24 donne 152,5 pour 152 h 30 min.
Toutes les astuces dans notre guide pour additionner des heures dans Excel.
Additionner ou soustraire des dates
Calculer le nombre de jours entre deux dates, ajouter 30 jours à une date, soustraire des mois ou des années : Excel propose plusieurs fonctions spécifiques. DATEDIF calcule l’écart en jours, mois ou années selon l’unité demandée. MOIS.DECALER ajoute ou retire un nombre de mois à une date donnée. FIN.MOIS renvoie le dernier jour du mois après décalage.
Exemple concret : pour calculer l’âge d’une personne en années complètes, on écrit =DATEDIF(A2;AUJOURDHUI();"y"). Pour connaître l’échéance d’une facture à 30 jours, on utilise =A2+30 directement (Excel interprète les dates comme des nombres). Pour ne compter que les jours ouvrés, NB.JOURS.OUVRES et SERIE.JOUR.OUVRE prennent le relais.
On détaille les cas pratiques dans notre tutoriel sur l’addition et la soustraction de dates.
Mise en forme et organisation des tableaux
Mise en forme conditionnelle : faire parler les chiffres
La mise en forme conditionnelle colore automatiquement les cellules selon des règles : surligner les valeurs supérieures à un seuil, mettre en évidence les doublons, afficher des barres de données ou des icônes selon les performances. C’est l’outil principal pour transformer un tableau brut en dashboard lisible.
Exemple concret : appliquer un code couleur sur une colonne de notes (rouge sous 5, orange entre 5 et 10, vert au-dessus de 10) prend 30 secondes via Accueil ➝ Mise en forme conditionnelle ➝ Nuances de couleurs. Pour des règles personnalisées (surligner toute la ligne quand une cellule remplit une condition), on utilise une formule personnalisée type =$C2>1000 avec une mise en forme appliquée à toute la ligne $A2:$F2.
On couvre toutes les règles natives et l’utilisation des formules personnalisées dans notre guide complet sur la mise en forme conditionnelle.
Listes déroulantes pour standardiser les saisies
Une liste déroulante évite les fautes de frappe et garantit la cohérence des données. On l’active via Données ➝ Validation des données ➝ Autoriser : Liste, soit avec une plage de cellules, soit avec une liste manuelle séparée par des points-virgules.
Exemple concret : une liste « Oui ; Non ; En attente » saisie directement dans le champ Source génère un menu déroulant utilisable immédiatement. Pour une liste qui s’adapte automatiquement aux ajouts (par exemple, une liste de fournisseurs qui grandit), on combine avec un tableau structuré et la fonction INDIRECT. Les listes en cascade (le 2ᵉ menu dépend du choix du 1ᵉ) reposent aussi sur INDIRECT.
La méthode pas à pas dans notre tutoriel sur les listes déroulantes Excel.
Figer lignes et colonnes pour ne plus se perdre
Sur un tableau qui s’étend sur des centaines de lignes, garder les en-têtes visibles en permanence change la vie. La commande Affichage ➝ Figer les volets garde la première ligne, la première colonne ou une zone personnalisée fixe pendant le défilement.
Exemple concret : sur un export comptable de 5 000 lignes, figer la ligne 1 garde les en-têtes de colonnes visibles à chaque scroll. Pour figer simultanément la ligne d’en-tête et la colonne des comptes, on sélectionne la cellule B2 puis Figer les volets. La commande « Fractionner » (juste à côté) crée plutôt deux zones de défilement indépendantes, pratique pour comparer deux parties d’un même fichier.
Les trois méthodes dans notre guide pour figer lignes et colonnes.
Verrouiller des cases ou une feuille entière
Quand un fichier circule entre plusieurs personnes, protéger les cellules sensibles évite les modifications accidentelles. Excel permet trois niveaux de verrouillage : cellules spécifiques uniquement, feuille entière ou classeur complet avec mot de passe.
Exemple concret : pour autoriser la saisie uniquement dans la colonne C d’un modèle de devis, on sélectionne d’abord la colonne C puis on retire le verrou via Format de cellule ➝ Protection ➝ Décocher Verrouillée. Ensuite on protege la feuille via Révision ➝ Protéger la feuille. Résultat : seules les cellules de la colonne C restent modifiables, tout le reste est verrouillé. Le mot de passe est optionnel mais recommandé pour les fichiers sensibles.
Toutes les options dans notre tutoriel sur le verrouillage Excel.
Excel et l’IA en 2026
Microsoft a accompli un tournant majeur en intégrant Copilot directement dans Excel. L’assistant IA propose des formules en langage naturel, génère des analyses sur demande, crée des graphiques pertinents et nettoie les données automatiquement.
Exemple concret : sur un tableau de ventes, on demande à Copilot « Crée un graphique qui compare les ventes par région sur les 12 derniers mois » et l’assistant génère le graphique avec la bonne mise en forme. Pour transformer du texte en formule, on tape simplement « Additionne la colonne B uniquement pour les lignes où la colonne A contient Paris » : Copilot génère la formule SOMME.SI correcte automatiquement. L’accès nécessite un abonnement Microsoft 365 Copilot.
Pour comprendre ce que change l’IA dans Excel, voir notre dossier sur Copilot dans Excel. La documentation officielle est aussi consultable sur le site Microsoft Office Support.
Quelle fonction Excel pour quel besoin ?
Pour additionner des valeurs, quelle fonction choisir ?
SOMME couvre 90 % des cas. Pour additionner sous condition (uniquement les valeurs supérieures à 100, ou uniquement celles d’un mois donné), passer à SOMME.SI. Pour cumuler des durées au-delà de 24 heures, utiliser le format [hh]:mm.
Pour compter les cellules, quelle variante NB utiliser ?
NB compte uniquement les nombres, NBVAL compte toutes les cellules non vides (texte inclus), NB.VIDE compte les vides, et NB.SI compte selon une condition. Pour plusieurs conditions, NB.SI.ENS prend le relais.
Pour rechercher une valeur dans une table, quelle fonction utiliser ?
RECHERCHEX (XLOOKUP) en 2026, sans hésiter. Plus simple, plus puissante et plus rapide que RECHERCHEV. Elle gère les recherches à gauche, les valeurs par défaut quand rien n’est trouvé et les recherches approximatives. RECHERCHEV reste utile uniquement pour la compatibilité avec les versions Excel antérieures à 2021.
Pour assembler du texte, CONCATENER ou CONCAT ?
CONCAT pour les versions Excel 2019 et plus récentes (plus simple et accepte des plages complètes). CONCATENER reste disponible pour la compatibilité avec les fichiers anciens. Pour ajouter un séparateur entre chaque élément, préférer JOINDRE.TEXTE qui ignore les cellules vides automatiquement.
Pour mettre en évidence des données importantes, quelle méthode ?
La mise en forme conditionnelle reste l’outil le plus puissant : barres de données, icônes colorées, surlignage selon une formule. Pour des dashboards, on combine plusieurs règles superposées avec une logique de priorité. Pour des indicateurs visuels rapides sans règle, les sparklines (graphiques en miniature dans une cellule) sont une alternative élégante.
