Quand vous partez en congé ou êtes indisponible, il est important de prévenir vos contacts. Outlook permet de créer un message d’absence automatique pour informer les personnes qui vous écrivent. L’expéditeur reçoit ainsi une réponse instantanée indiquant que vous n’êtes pas disponible et, si besoin, la date de votre retour.
Cette fonction, appelée réponse automatique, se règle facilement depuis Outlook sur ordinateur, le web ou l’application mobile. Voici comment activer un message d’absence sur Outlook, étape par étape, pour rester professionnel même en dehors du bureau.
Comment créer un message d’absence sur Outlook pour PC ?
Sur la version de bureau, Outlook permet de configurer facilement une réponse automatique. Cette option envoie un message personnalisé à chaque personne qui vous écrit pendant votre absence.
Étapes à suivre
- Ouvrez Outlook sur votre ordinateur.
- Cliquez sur Fichier dans le coin supérieur gauche.
- Sélectionnez Réponses automatiques (absence du bureau).
- Cochez Envoyer des réponses automatiques.
- Vous pouvez définir une période précise en activant l’option Envoyer uniquement pendant cette période.
- Rédigez ensuite votre message d’absence dans la zone de texte.
Pensez à indiquer vos dates de congé, la date de retour et, si besoin, le contact d’une autre personne. Vous pouvez aussi personnaliser le message pour les expéditeurs internes et externes à votre entreprise.
Par exemple, un message professionnel peut mentionner :
Bonjour,
Je suis actuellement absent du bureau jusqu’au [date]. Pour toute demande urgente, merci de contacter [nom et contact].
Une fois votre message enregistré, Outlook se charge d’envoyer automatiquement la réponse à chaque nouveau mail reçu. Cette fonctionnalité garantit une communication claire, même lorsque vous êtes hors ligne.
Comment activer une réponse automatique sur Outlook Web ?
La version en ligne d’Outlook permet aussi d’activer un message d’absence automatique directement depuis votre navigateur. C’est pratique lorsque vous n’avez pas accès à votre ordinateur professionnel.
Étapes à suivre
- Connectez-vous à Outlook.com ou à votre compte professionnel via Office 365.
- Cliquez sur l’icône engrenage en haut à droite pour ouvrir les Paramètres.
- Sélectionnez Afficher tous les paramètres d’Outlook.
- Allez dans Courrier > Réponses automatiques.
- Activez Envoyer des réponses automatiques.
- Définissez les dates de début et de fin si vous souhaitez que le message s’arrête automatiquement.
- Rédigez ensuite votre message d’absence.
Vous pouvez également choisir d’envoyer la réponse uniquement à vos contacts ou à toutes les personnes qui vous écrivent. Cela évite d’envoyer des réponses automatiques à des expéditeurs externes non souhaités.
Grâce à cette option, Outlook envoie le message dès qu’un mail arrive, même si vous êtes déconnecté. C’est une solution fiable pour informer vos correspondants, que vous soyez en vacances ou en déplacement professionnel. De plus, vous pouvez personnaliser votre message d’absence afin qu’il réponde spécifiquement aux besoins de vos contacts. N’oubliez pas qu’il est également possible d’obtenir un accusé de réception sur Outlook, ce qui vous permet de confirmer que votre message a bien été reçu et pris en compte. Ainsi, vous pourrez partir l’esprit tranquille, sachant que vos correspondants sont informés de votre situation.
Pour un mail plus professionnel, une signature Outlook complète apporte les coordonnées et les informations utiles. Un tutoriel explique la procédure dans l’article Comment modifier sa signature dans Outlook ?
Comment désactiver le message d’absence au retour ?
Une fois de retour, il est important de désactiver votre message d’absence Outlook pour éviter d’envoyer des réponses automatiques inutiles. Outlook propose plusieurs façons simples de le faire, selon la version que vous utilisez.
Sur Outlook pour PC
- Ouvrez Outlook.
- Allez dans Fichier > Informations.
- Cliquez sur Désactiver les réponses automatiques.
Votre message d’absence cesse alors immédiatement d’être envoyé. Si vous aviez défini une période de fin automatique, Outlook le désactivera lui-même à la date prévue.
Sur Outlook Web
- Connectez-vous à Outlook.com.
- Ouvrez les Paramètres via l’icône en haut à droite.
- Rendez-vous dans Courrier > Réponses automatiques.
- Désactivez le bouton Envoyer des réponses automatiques.
Avant de désactiver le message, pensez à vérifier votre boîte mail. Certains messages importants peuvent s’être accumulés pendant votre absence. En quelques clics, vous reprenez ainsi le contrôle de vos échanges et pouvez répondre manuellement à vos contacts les plus urgents.