ll arrive qu’on veuille envoyer un mail plus tard, à une heure précise, sans avoir à être devant son ordinateur. Outlook propose justement une fonction pratique : l’envoi différé. Elle permet de rédiger un message maintenant et de le programmer pour qu’il parte automatiquement plus tard.
Cette option est disponible sur Outlook pour PC, Outlook Web et même sur l’application mobile. Voici comment programmer un envoi différé sur Outlook, étape par étape, pour gagner du temps et mieux organiser vos communications.
Pourquoi programmer un mail sur Outlook ?
Programmer un mail différé sur Outlook permet de mieux gérer ses envois, surtout dans un cadre professionnel. Cette option s’avère utile pour anticiper ses messages ou adapter l’heure d’envoi selon le destinataire.
Par exemple, vous pouvez écrire un mail tard le soir et le planifier pour le lendemain matin à 8h, une heure plus adaptée aux échanges professionnels. Cela donne une image plus organisée et évite d’inonder la boîte de réception de votre contact en dehors des heures de travail.
L’envoi différé est aussi idéal pour préparer des rappels, des relances ou des communications importantes. Vous pouvez rédiger plusieurs mails à l’avance et les laisser partir automatiquement au moment choisi, sans intervention manuelle.
Cette fonctionnalité aide donc à gagner du temps et à garder un rythme d’envoi cohérent, surtout lorsqu’on travaille avec plusieurs fuseaux horaires ou une grande quantité de correspondances.
Comment envoyer un mail en différé sur Outlook pour PC ?
Sur la version de bureau, Outlook permet de programmer l’envoi d’un mail en quelques clics. L’option se trouve directement dans la fenêtre de composition. Pour ceux qui souhaitent s’assurer que leur message a bien été reçu, il est également possible d’envoyer un email avec accusé de réception. Cette fonctionnalité peut être très utile dans un contexte professionnel pour confirmer la lecture d’un message important. Les utilisateurs peuvent ainsi mieux gérer leur correspondance et s’assurer que leurs communications ont été prises en compte. De plus, pour ceux qui préfèrent une version papier de leurs échanges, il est également possible d’imprimer un email depuis Outlook en quelques étapes simples. Cela permet de conserver une trace physique des communications importantes ou de partager des informations lors de réunions. En combinant ces différentes fonctionnalités, Outlook s’affirme comme un outil essentiel pour une gestion efficace des mails.
Étapes à suivre
- Ouvrez Outlook et cliquez sur Nouveau message.
- Rédigez votre mail comme d’habitude.
- Dans le ruban, sélectionnez Options, puis cliquez sur Différer la livraison.
- Une fenêtre s’ouvre : cochez Ne pas envoyer avant, puis choisissez la date et l’heure souhaitées.
- Cliquez sur Fermer, puis sur Envoyer.
Le message ne part pas tout de suite. Il reste dans le dossier Boîte d’envoi jusqu’à l’heure programmée, puis Outlook l’envoie automatiquement.
Attention toutefois : pour que l’envoi se fasse à l’heure prévue, votre ordinateur doit rester allumé, connecté à Internet et Outlook ouvert. Si ce n’est pas le cas, le mail ne partira qu’au prochain démarrage de l’application.
Mieux vaut donc vérifier ces conditions avant de programmer un envoi important. Cela évite tout retard et garantit que votre message atteigne son destinataire exactement au moment voulu.
Comment programmer un envoi sur Outlook Web ?
La version en ligne d’Outlook propose aussi la planification d’un mail différé, directement depuis votre navigateur. L’interface est plus simple, et l’envoi programmé se fait en quelques clics.
Étapes à suivre
- Connectez-vous à Outlook.com.
- Cliquez sur Nouveau message.
- Rédigez votre mail et ajoutez vos destinataires.
- À côté du bouton Envoyer, cliquez sur la flèche vers le bas.
- Sélectionnez Envoyer plus tard.
- Choisissez la date et l’heure d’envoi, puis validez.
Votre message sera alors enregistré sur les serveurs Microsoft et partira automatiquement au moment choisi, même si votre ordinateur est éteint.
Cette méthode est plus pratique que sur la version de bureau car elle ne dépend pas de la connexion locale. Vous pouvez donc planifier vos mails en toute sérénité, depuis n’importe quel appareil connecté à Internet.
Comment modifier ou annuler un mail programmé ?
Outlook vous permet de reprendre la main sur un mail différé à tout moment, que ce soit pour corriger une erreur, changer l’heure ou annuler complètement l’envoi. De plus, cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous réalisez que vous avez oublié une pièce jointe ou que vous souhaitez modifier le contenu du message. Pour maîtriser cette option, il est essentiel de suivre les étapes pour rappeler un email. En quelques clics, vous pouvez ainsi garantir que votre communication est toujours à jour et précise avant qu’elle n’atteigne le destinataire.
Sur Outlook pour PC
- Ouvrez votre Boîte d’envoi.
- Double-cliquez sur le message programmé.
- Cliquez sur Options, puis sur Différer la livraison.
- Modifiez la date et l’heure ou décochez l’option pour envoyer le mail immédiatement.
- Fermez la fenêtre et cliquez sur Envoyer pour valider.
Tant que le mail est dans la Boîte d’envoi, il n’a pas encore été transmis. Vous pouvez donc le modifier ou le supprimer sans risque.
Sur Outlook Web
- Rendez-vous dans le dossier Messages planifiés.
- Ouvrez le mail concerné.
- Cliquez sur Annuler l’envoi ou Modifier l’heure selon votre choix.
Une fois annulé, le message revient dans vos brouillons. Vous pouvez alors le retravailler et le programmer à nouveau. Cette flexibilité permet de corriger facilement une erreur de destinataire, de pièce jointe ou de timing, sans compromettre la communication.